Spielplatz-Dokumentation: was in Österreich vorzeigbar sein sollte, wenn jemand fragt

Ein Rundgang, der gemacht, aber nicht aufgeschrieben wurde, ist an dem Tag, an dem jemand fragt, von einem Rundgang nicht zu unterscheiden, der nie stattgefunden hat. Das ist der ganze Grund für die Dokumentation, und er wiegt in Österreich zusätzlich, weil das ABGB dem Besitzer eines Werkes in bestimmten Fällen den Beweis der Sorgfalt auferlegt. Beweisen kann man nur, was da ist.

Wer fragt, und wann

Nach den Unterlagen fragt selten jemand, solange alles gut geht. Gefragt wird aus vier Richtungen, und jede hat ihren eigenen Zeitpunkt.

Die Beweislast des § 1319 ABGB, in einem Absatz

§ 1319 ABGB betrifft den Fall, dass durch Einsturz oder Ablösung von Teilen eines Gebäudes oder eines anderen auf dem Grundstück errichteten Werkes jemand verletzt wird. Ist das die Folge einer mangelhaften Beschaffenheit des Werkes, haftet der Besitzer, wenn er nicht beweist, dass er alle zur Abwendung der Gefahr erforderliche Sorgfalt angewendet hat. Ob ein Spielgerät im Einzelfall ein solches Werk ist, entscheidet das Gericht. Für die Dokumentation ist die Folge dieselbe: Der Beweis der Sorgfalt lässt sich nicht nachträglich anfertigen. Er besteht aus Aufzeichnungen, die vor dem Ereignis entstanden sind, mit Datum, Namen und Befund.

Vier Unterlagen, eine Ablage

Die ersten drei entstehen einmal und werden geändert, wenn sich etwas ändert. Die vierte wächst mit jedem Rundgang, und sie ist die, nach der gefragt wird: Die ersten drei beschreiben eine Absicht, die vierte zeigt, was tatsächlich getan wurde.

Das Geräteverzeichnis: eine halbe Stunde im Hof

Ohne eine Liste dessen, was auf der Fläche steht, lässt sich weder zeigen, dass alles kontrolliert wurde, noch bemerken, dass ein Gerät ausgelassen wurde. Für eine Wohnhausanlage ist das eine halbe Stunde mit dem Telefon in der Hand: ein Foto je Gerät bei Tageslicht, ein eindeutiger Name, weil „die Schaukel“ nicht hilft, wenn es zwei gibt, Typ und Hersteller vom Typenschild, soweit es noch lesbar ist, das Aufstellungsjahr oder die beste Schätzung, die freie Fallhöhe und die Art des Bodens darunter. Die Betriebsanleitung, falls sie sich noch findet, gehört dazu; die Unterlagen zum Fallschutzboden ebenso.

Der Weg eines Mangels, von der Entdeckung bis zum Abschluss

Ein Befund ist erst dann dokumentiert, wenn er eine Geschichte hat. Die meisten Unterlagen, die wir sehen, brechen an derselben Stelle ab: Der Mangel ist erfasst, aber niemand hat aufgeschrieben, wann er behoben wurde. Ein Mangel, der seit zwei Jahren offen steht, dokumentiert dann das Gegenteil von dem, was die Unterlagen zeigen sollen: dass die Gefahr bekannt war und stehen gelassen wurde.

Ein kritischer Mangel bekommt keine Frist in drei Wochen. Das Gerät wird sofort gesperrt oder außer Betrieb genommen, und die Sperre wird dokumentiert wie der Mangel selbst, weil sie im Ernstfall die Frage beantwortet, was zwischen Entdeckung und Behebung mit dem Gerät geschehen ist.

Kontrollbericht und Inspektionsbericht sind zwei Dinge

Der eigene Rundgang ergibt einen Kontrollbericht. Die jährliche Hauptinspektion durch eine externe Fachkraft ergibt einen Inspektionsbericht. Beide gehören in dieselbe Ablage, aber sie beantworten nicht dieselbe Frage, und wer sie durcheinanderbringt, glaubt am Ende, die eine Runde ersetze die andere. Der Inspektionsbericht ist das einzelne Dokument, das im Ernstfall am schwersten wiegt; die Kontrollberichte sind die vielen kleinen, die zeigen, dass in den elf Monaten dazwischen jemand hingesehen hat.

Ein brauchbarer Kontrollbericht hat fünf Angaben: Datum, wer den Rundgang gemacht hat, welche Stufe es war, welche Geräte kontrolliert wurden und was an jedem Kontrollpunkt gefunden wurde. Kein Befund ist auch ein Ergebnis. „Nichts zu bemerken“ mit Datum und Namen ist Dokumentation; eine leere Zeile ist nichts.

Aufbewahrung, Verwalterwechsel und der Ordner im Keller

Eine Frist, wie lange Kontrollberichte aufzubewahren sind, nennt die Norm nicht, und Zahlen, die im Markt kursieren, geben wir nicht als gesichert weiter. Die praktische Regel ist eine andere: Die Unterlagen sollten die Geschichte eines Geräts erzählen können, solange es dort steht. Das Minimum ist der letzte Inspektionsbericht und alles, was seither passiert ist. Mehrere Jahre Historie sind wertvoll, weil eine Forderung nach einem Unfall lange nach dem Ereignis kommen kann.

Der Verwalterwechsel ist der Moment, in dem die meisten Unterlagen verschwinden. Eine Hausverwaltung bleibt ein paar Jahre, ein Spielplatz steht zwanzig. Ein Ordner im Keller der alten Verwaltung ist für die Gemeinschaft keine Dokumentation; sie sollte die Unterlagen so führen oder führen lassen, dass sie ohne die Person auffindbar bleiben, die sie angelegt hat, und dass sie beim Wechsel mit übergeben werden.

Anfangen mit dem, was da ist

1. 1Geräte zählen und fotografieren. Auch die, die bei einer Hofaktion selbst gebaut wurden.
2. 2Eine Seite Einschätzung schreiben. Nutzung, Risiken, Intervalle. Datum darunter.
3. 3Den ersten Rundgang machen und aufschreiben. Er findet fast immer etwas, und er ist der erste Eintrag der Historie.
4. 4Die letzte Hauptinspektion suchen. Gibt es keine, beauftragen; ihr Inspektionsbericht ist der Anker für alles Weitere.

Ob die Dokumentation auf Papier, in einer Tabelle oder in einer App geführt wird, ist ihr gleichgültig. Entscheidend ist, dass sie vollständig ist, dass sie den Wechsel von Hausverwaltung oder Personal übersteht und dass sie sich vorzeigen lässt, bevor die Frage gestellt wird. Wie die drei Stufen zusammenhängen, steht in wie oft ein Spielplatz überprüft wird.