Dokumentation af legepladsen: hvem spørger, og hvad I skal kunne vise frem

Et eftersyn, der blev udført, men ikke skrevet ned, kan den dag, nogen spørger, ikke skelnes fra et eftersyn, der aldrig blev udført. Det er hele grunden til at dokumentere. Ikke fordi papiret gør legepladsen sikrere, men fordi det er det eneste, der bagefter kan vise, at nogen passede den.

Hvem spørger, og hvornår

Fire spørgere, ét spørgsmål: kan I vise, hvad I gjorde? Ingen af dem beder om et bestemt skema, og der findes ikke en blanket, man er pålagt at bruge. De beder om at kunne følge et redskab bagud i tid: hvad det er, hvornår det blev set efter, hvad der blev fundet, og hvad der blev gjort ved det.

»Til enhver tid« kan kun vises bagud med en log

Bygningsreglementet BR18 stiller kravet til en legeplads som en tilstand: efter § 367 skal drift, kontrol og vedligehold ske, så legepladsen til enhver tid overholder kravene i kapitel 16. En tilstand kan man konstatere i dag ved at gå ud og kigge. Man kan ikke konstatere, hvordan den var i marts, medmindre nogen skrev det ned i marts. Det er derfor, loggen vejer tungere end alt det andet: fortegnelsen og vurderingen beskriver en hensigt, loggen viser, hvad der skete.

DS-EN 1176-7 bygger på det samme: ejeren fører fortegnelser over eftersyn og vedligehold og gemmer den dokumentation, fabrikanten leverede. Standarden sætter ingen opbevaringsfrist, og vi opfinder ikke en. Den praktiske regel er enklere: dokumentationen skal kunne fortælle historien om et redskab, så længe redskabet står der.

Fire papirer, én mappe

Til de fire kommer det, fabrikanten leverede: brugs- og vedligeholdelsesanvisning, prøvningsrapport eller certifikat for redskabet, og dokumentationen for faldunderlaget med dets kritiske faldhøjde. De hører i samme mappe, fordi de er det, inspektøren spørger efter først.

Redskabsfortegnelsen på en halv time

Den er kedelig at lave og umulig at undvære. Uden en liste over, hvad der står på arealet, kan I hverken vise, at noget er efterset, eller opdage, at et redskab er blevet sprunget over. En halv time med telefonen i hånden er nok, og det er fortegnelsen, alt det andet hænges op på.

• Et entydigt navn eller nummer per redskab. »Gyngen« holder ikke, når der er to.
• Type og placering, med et foto taget forfra i fuldt lys.
• Fabrikant og model fra fabrikantskiltet, hvis det stadig sidder der og kan læses.
• Opstillingsår, eller det bedste bud, hvis ingen ved det.
• Fri faldhøjde og typen af faldunderlag under redskabet.
• Fabrikantens dokumentation, i det omfang I har den.

Loggen: dato, navn, redskab, niveau og fund

En registrering af et eftersyn har fem oplysninger: dato, hvem der udførte det, hvilket redskab det gjaldt, hvilket niveau det var, og hvad der blev fundet på hvert tjekpunkt. Er der ingen fund, er det også et resultat. »Intet at bemærke« med dato og navn er dokumentation; en tom linje i skemaet er ingenting.

Tal er bedre end kryds. »Faldunderlag OK« siger, at nogen kiggede. »Sand 240 mm under gyngen« siger, hvad de så, og næste måned viser, hvor hurtigt sandet forsvinder. Et foto af hver fejl og et af udbedringen gør det samme for alt andet: det erstatter et afsnit beskrivelse og giver et sammenligningsgrundlag næste gang.

Fejlens vej fra fund til lukket

Den sidste dato er den mest oversete. En fejl, der har stået åben i to år, dokumenterer, at I kendte faren og lod den stå, det stik modsatte af det, dokumentationen skal vise. Gennemgå de åbne fejl på hvert bestyrelsesmøde; det er der, lukningen faktisk sker.

Driftsrapport og inspektørrapport er to forskellige dokumenter

Inspektørfirmaerne i Danmark sælger typisk to slags rapporter, og det er værd at vide, hvilken man køber. En driftsrapport dækker et funktionseftersyn: slid, beslag, faldunderlag, det der ændrer sig over måneder. En inspektørrapport fra et hovedeftersyn dækker det samlede sikkerhedsniveau mod DS-EN 1176 og DS-EN 1177: konstruktion, fundamenter, åbninger, fri faldhøjde, med en vurdering af hver fejl.

Ingen af dem erstatter loggen over rutineeftersynene. En rapport dækker én dag. Loggen dækker ugerne imellem, og det er ugerne imellem, en forsikring spørger til, når ulykken skete en tirsdag i august, tre måneder efter inspektørens besøg.

Ejerskifte, bestyrelsesskifte og mappen i kælderen

En bestyrelse sidder et par år; en legeplads står i tyve. Det, der ikke findes skriftligt og et sted, alle kan finde, forsvinder ved den generalforsamling, hvor den, der plejede at gå runden, træder ud. En perm hos et tidligere bestyrelsesmedlem er ikke dokumentation, og en mappe i kælderen, ingen kan finde nøglen til, er det heller ikke.

Et regneark, en delt mappe og en påmindelse i kalenderen dækker det hele på papiret. I praksis knækker det tre steder: ingen regner forfald ud per redskab og per niveau, ingen kan se, om en fejl blev lukket, og ingen finder sidste års dokumentation, når bestyrelsen er skiftet ud. Det er ikke regnearkets skyld. Et eftersynsforløb er en løbende proces, og et regneark er et øjebliksbillede.

Skal I bygge det op fra bunden, er rækkefølgen den enkleste del: fortegnelsen først, så vurderingen med intervallerne, så den første runde. Hvor ofte hvert niveau er nødvendigt, står i guiden om de tre niveauer; hvad en runde bør indeholde, i tjeklisten.