Benutzer und Zugang
Zugangscodes für Hausmeister und Dienstleister
Was Sie selbst machen können und was eingekauft wird, was der Vertrag sagen sollte, und wie Sie Zugang geben, ohne ein Benutzerkonto anzulegen.
Aktualisiert
Kurze Antwort
Sie können den Rundgang an einen Hausmeister, einen Bauhof oder einen Dienstleister vergeben – die Dokumentation muss aber bei Ihnen ankommen. Der Vertrag sollte sagen, welche Stufen dabei sind, wie oft, was zurückgemeldet wird und wo die Unterlagen landen. Ohne den letzten Punkt haben Sie eine Leistung gekauft, aber keinen Nachweis.
So machen Sie es in Lekko
Ein Kontrollcode ist ein persönlicher Code, der zum Durchführen von Kontrollen berechtigt – ohne dass die Person ein E-Mail-Konto im System braucht. Praktisch für Hausmeisterdienste, Aushilfen, Gebäudedienstleister und alle, die nur die Runden gehen sollen.
- 1Öffnen Sie die Einstellungen, gehen Sie zum Bereich für Benutzer und Zugang und dort zu den Kontrollcodes.
- 2Legen Sie einen neuen Code an und geben Sie ihm eine Bezeichnung – zum Beispiel den Namen der Person oder der Firma.
- 3Geben Sie den Code weiter. Die Person meldet sich damit auf der Anmeldeseite an.
Der Code wird nur einmal angezeigt. Schreiben Sie ihn auf und geben Sie ihn an die richtige Person – aus Sicherheitsgründen lässt er sich nicht wieder hervorholen, aber Sie können jederzeit einen neuen anlegen.
Der Code gibt die Rolle Kontrolle: die Person sieht die Spielgeräte, führt Kontrollen durch und erfasst Mängel, kann aber keine Einstellungen ändern, keine Mängel schließen und keine Berichte holen. Sie sehen, wann der Code zuletzt benutzt wurde, und können ihn jederzeit löschen – dann wirkt er sofort nicht mehr, während die schon durchgeführten Kontrollen erhalten bleiben. Kontrollcodes gehören zum Abonnement.
Hintergrund
Was Sie selbst machen können und was eingekauft wird
Das ist die häufigste Frage in Deutschland, und sie hat eine klare Grenze. Sichtkontrolle und Funktionskontrolle sind dafür gedacht, von den Leuten gemacht zu werden, die das Gelände betreuen – vom Hausmeister, von der Erzieherin, vom Bauhof – vorausgesetzt, die Person ist eingewiesen, worauf zu achten ist, und das Ergebnis wird dokumentiert. Die jährliche Hauptinspektion setzt eine fachlich qualifizierte, unabhängige Beurteilung voraus und wird üblicherweise extern eingekauft.
Die Einweisung ist dabei kein Formalismus, aber auch keine Ausbildung. Sie besteht praktisch aus drei Dingen: einer Checkliste, die sagt, worauf zu achten ist, einem ersten Rundgang gemeinsam mit jemandem, der es schon gemacht hat, und der Klarheit darüber, was bei einem kritischen Fund sofort passiert. Halten Sie fest, wer wann eingewiesen wurde – das ist eine Zeile, und sie ist Teil der Dokumentation.
Die Arbeit lässt sich vergeben – die Spur muss bleiben
Ein Vertrag verschiebt die Arbeit. Er verschiebt nicht die Frage: werden die Kontrollen nicht durchgeführt, steht am Ende der Betreiber mit einem Spielplatz ohne Dokumentation da. Praktisch bedeutet das, dass Sie Ihre eigene Spur darüber brauchen, dass die Arbeit getan wurde. Eine Rechnung ist kein Nachweis über eine Kontrolle.
Zugang ohne Benutzerkonto
Ein Dienstleister, eine Zeitarbeitskraft oder eine Saisonkraft muss oft Kontrollen durchführen, aber keinen Zugang zu Einstellungen, Unterlagen oder dem Schließen von Mängeln haben. Das löst sich am besten mit einem Zugang, der genau darauf begrenzt ist – und der mit einer Handlung zurückgenommen werden kann, wenn die Aufgabe endet.
- Geben Sie den kleinsten möglichen Zugang. Wer abhakt, muss keine Intervalle ändern und keine Mängel schließen können.
- Ein Zugang pro Person oder Firma, nicht ein gemeinsamer Code für alle. Sonst wissen Sie nicht, wer die Runde gegangen ist.
- Setzen Sie einen Namen an den Zugang – den der Person oder der Firma – damit der Nachweis hinterher lesbar ist.
- Nehmen Sie den Zugang zurück, wenn die Aufgabe endet. Saisonkräfte bleiben sonst stehen.
Unabhängig davon, wer die Kontrolle durchführt, sollte jemand bei Ihnen die Funde durchgehen. Dort werden Mängel priorisiert, Fristen gesetzt und Mittel gefunden – und das ist nicht die Aufgabe des Dienstleisters.
Lekko baut auf DIN EN 1176 und DIN EN 1177 auf. Das Werkzeug hält fest, dass die Spielgeräte nach der Norm kontrolliert wurden – ob und wodurch die Norm für genau Ihren Spielplatz verbindlich ist, dazu nimmt es keine Stellung.
Fragen und Antworten
Darf der Hausmeister die Spielplatzkontrolle machen?
Für Sichtkontrolle und Funktionskontrolle ja, vorausgesetzt, er ist eingewiesen, worauf zu achten ist, und die Funde werden dokumentiert. Die jährliche Hauptinspektion setzt eine fachlich qualifizierte und unabhängige Beurteilung voraus und wird üblicherweise extern eingekauft.
Welche Einweisung braucht die Person, die die Sichtkontrolle macht?
Keine formale Ausbildung, aber eine Einweisung: eine Checkliste, ein erster Rundgang gemeinsam mit jemandem, der es kennt, und eine klare Regel für den kritischen Fund. Halten Sie mit einer Zeile fest, wer wann eingewiesen wurde – das gehört zur Dokumentation.
Genügt es, wenn der Dienstleister die Dokumentation hat?
Nein. Sie muss für Sie zugänglich sein – laufend und auch nachdem der Vertrag eventuell endet. Vereinbaren Sie schriftlich, wie Sie sie bekommen und dass sie bei einer Beendigung bei Ihnen bleibt.
Was, wenn der Dienstleister nicht kontrolliert wie vereinbart?
Das ist eine Vertragsverletzung, aber der Spielplatz steht weiter da. Gehen Sie schriftlich nach und sorgen Sie dafür, dass die Kontrollen in der Zwischenzeit durchgeführt werden. Sind Sie darauf angewiesen, dass ein anderer die Termine im Blick hat, sollten Sie Ihre eigene Erinnerung an die Fälligkeit haben.
Quellen
- DIN EN 1176-7 Spielplatzgeräte und Spielplatzböden – Teil 7: Anleitung für Installation, Inspektion, Wartung und Betrieb (DIN Media)
- DIN EN 1176-1 Spielplatzgeräte und Spielplatzböden – Teil 1: Allgemeine sicherheitstechnische Anforderungen und Prüfverfahren (DIN Media)
Dieser Artikel stellt die Anforderungen praxisnah dar. Er gibt die Normen DIN EN 1176 und DIN EN 1177 nicht wieder und ersetzt nicht die jährliche Hauptinspektion durch eine externe Fachkraft. Wenn Sie unsicher sind, was für Ihren Spielplatz gilt, fragen Sie eine sachkundige Person.
Schluss mit dem Papierkram. Lekko denkt daran.
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