Kontrollbericht und Dokumentation
Dokumentation der Spielplatzkontrolle vorzeigen
Die sieben Unterlagen, die die Dokumentation ausmachen, wer danach fragt, und wie Sie einen zusammenhängenden Bericht herausholen.
Aktualisiert
Kurze Antwort
Wird nach der Dokumentation zum Spielplatz gefragt, sind es sieben Dinge: das Verzeichnis der Spielgeräte, die Beschreibung der Abläufe, die schriftliche Einschätzung von Risiko und Intervallen, der Nachweis der durchgeführten Kontrollen, die Mängelübersicht mit Abschlussdatum, der letzte Bericht der Hauptinspektion und die Angaben der Hersteller.
So machen Sie es in Lekko
Unter Dokumente liegt der Bereich für Kontrollbericht und Export. Er gibt Ihnen die Dokumentation auf zwei Wegen: als fertiges PDF und als Excel-Export der Rohdaten. An derselben Stelle finden Sie die Leitlinien für Ihre laufenden Kontrollen und die Rechtsdokumente.
Der PDF-Kontrollbericht
Der Kontrollbericht sammelt für den Zeitraum, den Sie wählen, alles an einer Stelle: die Spielgeräte, die Kontrollhistorie, offene und behobene Mängel mit ihren Behebungen, Fotos und die nächste Fälligkeit je Stufe. Er ist zum Vorzeigen gemacht – wenn der Träger, die Versicherung, die Eigentümerversammlung, der Elternbeirat oder die Kommune fragt, ist er die Antwort. Der Bericht öffnet sich im Browser; von dort können Sie ihn speichern oder ausdrucken.
Der Excel-Export
Der Excel-Export gibt Ihnen die Daten zur weiteren Bearbeitung. Sie wählen selbst, welche Abschnitte mitkommen – Spielgeräte, Kontrollen, Mängel, Hinweise und Behebungen – und jeder Abschnitt bekommt sein eigenes Blatt in der Tabelle.
Der Inhalt ist deterministisch: dieselben Daten ergeben immer denselben Bericht. Am Handy finden Sie Dokumente unter „Mehr“.
Der Bericht sagt, was kontrolliert wurde, wann, von wem und was dabei gefunden und behoben wurde. Mehr sagt er nicht, und das ist beabsichtigt: er belegt Ihre Runden, und er beurteilt nicht, ob damit irgendeine Vorgabe erledigt ist. Warum das so ist, steht in der Hilfe unter Datenschutz und Normen.
Hintergrund
Sieben Unterlagen, die auf den Tisch gehören
Fragt jemand nach „den Papieren zum Spielplatz“, ist dieses Paket gemeint. Nichts davon muss aufwendig sein, aber alles sollte vorhanden sein:
- 1Verzeichnis der Spielgeräte – oder Spielplatzkataster – mit Art, Standort, Alter und, wo bekannt, Hersteller.
- 2Beschreibung der Abläufe – wer macht Sichtkontrolle, Funktionskontrolle und Hauptinspektion, wie oft, und was bei einem Fund passiert.
- 3Schriftliche Einschätzung von Risiken und Intervallen, datiert und mit Behebungen.
- 4Nachweis der durchgeführten Kontrollen – Datum, von wem, welche Geräte, und das Ergebnis pro Kontrollpunkt.
- 5Mängelübersicht mit Grad, Behebung, Frist, verantwortlicher Person und Abschlussdatum.
- 6Der Bericht der letzten Hauptinspektion, mit dem Nachweis, wie die Mängel daraus behandelt wurden.
- 7Die Angaben der Hersteller, soweit Sie sie haben.
Wer fragt, und wann
Die Frage kommt selten von einer Behörde. Sie kommt von der Versicherung nach einem Schaden, von einem Käufer oder dessen Berater bei einer Transaktion, von einem Elternteil in der Eigentümerversammlung – und von der externen Fachkraft bei der nächsten Hauptinspektion. In einer Kita oder einer Schule kommt sie auch von der Unfallkasse, die die Einrichtungen berät. Alle fragen dasselbe: können Sie zeigen, dass sich jemand um den Spielplatz gekümmert hat?
Vom Kontrollbuch zur digitalen Akte
In Deutschland gibt es eine lebendige Papiertradition: das Kontrollbuch, in dem jeder Rundgang mit Datum und Kürzel abgezeichnet wird. Es gibt sie noch als gedruckte Hefte zu kaufen, und sie funktionieren. Was in einem System besser wird, ist nicht die Ordnung, sondern der Zeitpunkt: der Eintrag entsteht am Gerät statt hinterher am Schreibtisch, und offene Mängel lassen sich nicht dadurch übersehen, dass sie auf einer früheren Seite stehen.
Ob die Unterlagen auf Papier oder digital vorliegen, ändert an ihrem Wert nichts. Was zählt, ist, dass sie existieren, aktuell sind und vorgezeigt werden können.
Wie lange die Unterlagen bleiben sollten
Eine feste Aufbewahrungsfrist für Kontrollunterlagen nennt DIN EN 1176-7 nicht, und wir schreiben hier bewusst keine Zahl hin, die wir nicht belegen können. Praktisch heißt das: mindestens alles seit der letzten Hauptinspektion, dazu die Berichte der Hauptinspektionen selbst, auch nachdem ein Gerät abgebaut wurde. Ein Schadensersatzanspruch kann lange nach einem Ereignis kommen, und die Historie eines Geräts ist über seine ganze Lebensdauer interessant – wer mehrere Jahre behält, macht sich das Leben leichter und nicht schwerer.
Holen Sie einmal im Jahr einen zusammenhängenden Bericht heraus, gern zeitgleich mit der Hauptinspektion, und legen Sie ihn außerhalb des Systems ab. Dann haben Sie die Dokumentation unabhängig von Anbietern und Abonnements.
Lekko baut auf DIN EN 1176 und DIN EN 1177 auf. Das Werkzeug hält fest, dass die Spielgeräte nach der Norm kontrolliert wurden – ob und wodurch die Norm für genau Ihren Spielplatz verbindlich ist, dazu nimmt es keine Stellung.
Fragen und Antworten
Genügt der Bericht der externen Fachkraft als Dokumentation?
Nein, er deckt eine Stufe von drei ab. Der Bericht zeigt den Zustand an einem Tag im Jahr. Was zeigt, dass sich an den übrigen 364 jemand um den Platz gekümmert hat, ist Ihr eigener Nachweis über Sichtkontrollen und Funktionskontrollen.
Reicht es, die Dokumentation digital zu haben?
Ja. Was zählt, ist, dass sie existiert, aktuell ist und vorgezeigt werden kann – nicht, dass sie auf Papier steht. Digital hat einen klaren Vorteil: der Nachweis entsteht, während die Kontrolle läuft, statt als Formular, das hinterher jemand ausfüllen soll.
Reicht eine Excel-Tabelle als Nachweis?
Als Anfang ist sie besser als nichts, und sie ist besser als ein Ordner, den niemand findet. Zwei Dinge fehlen ihr aber regelmäßig: Fotos am Fund und eine Historie, die zeigt, wann ein Eintrag entstanden ist. Beides ist genau das, worauf es ankommt, wenn jemand später fragt.
Was muss in einem Bericht stehen, damit er etwas wert ist?
Welche Spielgeräte es gab und wo, welche Kontrollen durchgeführt wurden, wann und von wem, was gefunden wurde mit Grad und gern einem Foto, und was dagegen getan wurde – mit einem Datum am Abschluss.
Quellen
- DIN EN 1176-7 Spielplatzgeräte und Spielplatzböden – Teil 7: Anleitung für Installation, Inspektion, Wartung und Betrieb (DIN Media)
- DIN EN 1176-1 Spielplatzgeräte und Spielplatzböden – Teil 1: Allgemeine sicherheitstechnische Anforderungen und Prüfverfahren (DIN Media)
Dieser Artikel stellt die Anforderungen praxisnah dar. Er gibt die Normen DIN EN 1176 und DIN EN 1177 nicht wieder und ersetzt nicht die jährliche Hauptinspektion durch eine externe Fachkraft. Wenn Sie unsicher sind, was für Ihren Spielplatz gilt, fragen Sie eine sachkundige Person.
Schluss mit dem Papierkram. Lekko denkt daran.
Fertige Checklisten auf Basis von DIN EN 1176 und 1177, eine Erinnerung vor jeder Kontrolle und ein vorzeigbarer Bericht mit einem Klick.